“La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes”.– Lane Kirkland
Las reuniones consumen entre el 25% y el 60% del tiempo promedio de los empleados y sobre todo de los gerentes de las organizaciones. Estas no son muy bien recibidas por la mayoría de los empleados.
Las razones de la inconformidad son diversas, pero entre las más mencionadas encontramos: “las reuniones son una pérdida de tiempo”, “implican más trabajo”, “no dicen nada importante”, “no se respetan los puntos de la agenda” o “se tocan temas que no vienen al caso”.
Sin embargo, una reunión de trabajo orientada hacia los objetivos de la empresa, bien planificada, organizada y desarrollada, constituye un engranaje fundamental en la toma de decisiones y su exitosa aplicación.
Las reuniones permiten la presentación de nuevas ideas, la discusión y resolución de problemas importantes, la búsqueda de soluciones, la coordinación de esfuerzos, consolidar los equipos de trabajo, compartir información que de otro modo no podría ser comunicada.
Para garantizar el éxito de una reunión de trabajo, es necesario tomar en cuenta algunas consideraciones:
Las reuniones deben celebrarse, sólo si esa es la mejor manera de alcanzar el objetivo deseado. Este debe ser indicado en la convocatoria con claridad y precisión, lo cual no impide que el encuentro sea interesante y hasta jocoso, y que genere en los involucrados deseos de asistir a próximas reuniones.
Los asistentes a una reunión, deben ser sólo aquellos involucrados y relacionados directamente con los puntos a tratar. Muchas veces no es necesario que algunos convocados permanezcan durante toda el tiempo de la reunión, sino que cuando sea necesario compartan información específica que ellos manejan. Por ello, es importante tener claro quiénes deben asistir y porqué.
La preparación de la agenda, permite que la reunión se mantenga simplificada, concentrada y efectiva. Es por ello que debe ser cuidadosamente estructurada, para lo cual se pueden establecer consultas con los participantes. Una agenda detallada y bien organizada, evita el punto “varios», que muchas veces desvirtúa el objetivo de la reunión, y consume un tiempo excesivo.
Considero que quien modera la reunión, no debe ser el participante de mayor jerarquía en la organización, ya que puede no ser ecuánime, inhibir la participación de los demás asistentes o dificultar el control de su tiempo de intervención. El moderador debe a su vez, nombrar a la persona encargada de realizar el seguimiento de la reunión, que debe ser incluido como parte de la planificación.
El facilitador de la reunión debe buscar que sea un encuentro cordial, con un clima de confianza y estimular el interés de los asistentes. Para ello, ha de poner en práctica el código de conducta establecido por la organización y así asegurar resultados satisfactorios.
Una reunión es, al mismo tiempo, una experiencia de aprendizaje, por lo cual es válida la aplicación de los principios de estimulación, aprobación y reconocimiento a quienes toman parte en ella.
El tiempo de duración, es un factor importante para el resultado exitoso de una reunión. Deben señalarse y cumplirse tanto la hora de inicio como la de culminación. Las intervenciones deben tener una duración limitada y el tiempo de cada participante, debe ser respetado.
Los resultados de una reunión no son responsabilidad sólo de quien la organiza o convoca, sino también de cada uno de los participantes. Ellos deben asistir puntualmente, tener claro el objetivo de la misma, llevar organizada previamente la información que les corresponde compartir, tomar nota de los temas discutidos, ceñirse a la agenda, y cumplir con las asignaciones recibidas.
Para que una reunión de trabajo o negocios sea considerada exitosa, es necesario que se ejecuten y se haga seguimiento a las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados.
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